Politique de confidentialité

Introduction

Le RÉFIPS a comme valeur de protéger la vie privée et les données personnelles de ses membres. C’est pourquoi il s’engage à respecter la confidentialité des renseignements personnels qu’il collecte en conformité avec les lois qui l’encadrent. La présente politique de confidentialité vous informe des mesures prises. Nous vous invitons à la lire attentivement et à vous y référer régulièrement pour connaître les changements qui pourraient y être apportés.

 

Personne responsable de la protection des renseignements personnels

Sarah Chaput  M.Sc.
Directrice – RÉFIPS, Région des Amériques
5455, av. de Gaspé, bureau 200
Montréal (Qc), H2T 3B3
Tél. : 514-937-1227
Courriel : sarah.chaput@refips.org

 

Quels renseignements personnels sont collectés ?

Le RÉFIPS collecte les renseignements suivants : Nom, prénom, adresse postale personnelle, courriel personnel, numéro de téléphone, profession, coordonnées professionnelles (nom de l’organisation, adresse postale, numéro de téléphone et courriel professionnels) et domaines d’expertise.

Les renseignements personnels collectés par le RÉFIPS sont uniquement recueillis dans le formulaire à remplir lors de la demande pour devenir membre du RÉFIPS.

 

Quand et comment le RÉFIPS utilisera-t-il les informations personnelles qui lui sont transmises ?

Le RÉFIPS n’utilisera les informations d’un membre que si celui-ci a signifié sa permission à l’utilisation de ses données personnelles en conformité à la présente politique de confidentialité en cochant la case appropriée au bas du formulaire requis pour devenir membre.

Le RÉFIPS utilise les renseignements de ses membres pour les raisons suivantes :

• Rapport interne concernant le membership ;
• Envoi de courriels d’information concernant la gestion de l’organisme (ex. date et ordre du jour de l’assemblée générale) et sur des sujets pouvant intéresser ses membres, notamment par l’envoi de son journal interne et de la Cyberlettre diffusant les résultats d’une veille informationnelle francophone en promotion de la santé et sur les inégalités sociales de santé ;
• Amélioration de ses services (par exemple, en sondant les membres ou en recherchant un expert pour collaborer à un groupe thématique).

Le RÉFIPS ne partagera les renseignements personnels de ses membres avec aucune autre organisation ou institution. Il ne vendra, ne louera, ne donnera ou n’échangera aucune information personnelle colligée auprès de ses membres.

 

Y a-t-il des échanges automatiques d’informations

Dès que vous accédez au site refips.org, votre ordinateur et le serveur du site Web échangent automatiquement des informations. Cependant, cet échange ne permet pas de vous identifier personnellement (ex. : nom, téléphone, adresse, objet de la demande), sans que vous ayez à intervenir. Les informations échangées sont :

• le nom de domaine (ex. : xcompagnie.com, si vous utilisez un compte privé d’accès Internet; universite.edu, si votre accès se fait par l’entremise d’une université; etc. )
• l’adresse IP (ex . : 123.45.67.890) qui pourrait permettre à un fournisseur Internet de divulguer l’identité de la personne qui y est associée
• le type de navigateur (ex. : Internet Explorer, Safari, Chrome, Firefox) et de système d’exploitation (ex. : Windows, Mac OS) que vous utilisez
• les pages que vous visitez
• la date et l’heure auxquelles vous accédez à ces pages
• l’adresse du site référent à partir duquel vous avez atteint le site Web

Le site Web recueille ces informations à cause des exigences technologiques inhérentes à la navigation dans Internet. En effet, le serveur en a besoin pour vous transmettre des fichiers compatibles avec l’équipement informatique que vous utilisez. Soyez cependant assuré qu’en aucun cas ces exigences ne permettront de vous identifier.

Les informations sont conservées et utilisées par le RÉFIPS à des fins statistiques. Elles servent à comptabiliser le nombre de visites, les pages les plus fréquentées, la technologie utilisée par ses visiteurs, les sites référents et le pays d’origine des visiteurs. En aucun cas, elles ne servent à dresser des listes d’utilisateurs.

 

Comment les membres peuvent-ils retirer leur consentement à recevoir des courriels ou se désinscrire d’une liste d’envoi ?

Si un membre souhaite ne plus recevoir de courriels ou se désinscrire d’une liste d’envoi, il peut le faire en cliquant sur le lien « se désinscrire » au bas de tout courriel qui lui sera parvenu de la part du RÉFIPS. Il peut aussi contacter le RÉFIPS à l’adresse : coordination@refips.org.

 

Quels sont les droits d’accès des membres à leurs données personnelles ?

Le RÉFIPS reconnaît un droit d’accès et de rectification aux membres désireux de consulter, modifier, voire radier les informations les concernant. L’exercice de ce droit peut se faire en se rendant sur le site web : https://refips.org/ ou en communiquant par courriel avec le RÉFIPS à l’adresse : coordination.@refips.org

 

Quelles sont les mesures prises pour assurer la sécurité des données ?

Les renseignements personnels colligés par le RÉFIPS sont conservés dans un environnement sécurisé situé au Canada. Les personnes travaillant pour le RÉFIPS ainsi que les membres de son bureau permanent sont tenues de respecter la confidentialité des informations concernant les membres.

Pour l’envoi de courriels, le RÉFIPS utilise MailChimp. Seul le courriel des membres sera transféré sur cette plateforme qui l’utilisera conformément à sa politique de confidentialité (consulter https://mailchimp.com/en/help/about-mailchimp-the-eu-swiss-privacy-shield-and-the-gdpr/).

Lorsqu’un membre ne procède pas au renouvellement de son statut de membre tel que requis à chaque période de trois ans, le RÉFIPS ne conservera ses données que pour une période maximum de trois années.

Pour assurer la sécurité des renseignements personnels de ses membres, le RÉFIPS recourt à des technologies et des mesures qui sont régulièrement revues et mises à jour si nécessaires. Il s’engage à maintenir un haut degré de confidentialité en intégrant les dernières innovations technologiques. Toutefois, comme aucun mécanisme n’offre une sécurité maximale, une part de risque est toujours présente lorsque l’on utilise Internet pour transmettre des renseignements personnels.

De plus, ses engagements en matière de protection des renseignements personnels répondent aux exigences du programme Sectigo.

 

Quelles sont les mesures prises concernant les liens vers d’autres sites web ?

Le site web du RÉFIPS contient des liens vers d’autres sites web qui peuvent être d’intérêt pour ses membres. Lorsqu’un membre consulte l’un de ces sites, il est protégé par les mesures prises par cet autre site. Le RÉFIPS n’est aucunement responsable de la protection des données que le membre peut transmettre à cet autre site web.

 

Législation

Le RÉFIPS s’engage à respecter les dispositions législatives énoncées dans la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) du Canada.

 

Respect de la politique, commentaires ou plaintes

Si vous désirez plus d’information sur la présente politique, si vous avez des commentaires à formuler à propos de celle-ci, si vous désirez formuler une plainte parce que vous estimez que la politique du RÉFIPS n’a pas été respectée, vous pouvez joindre la personne responsable à l’adresse suivante :

Mme Sarah Chaput
Directrice
Réseau francophone international pour la promotion de la santé (RÉFIPS)
Section des Amériques
5455, avenue de Gaspé, bureau 200
Montréal, H2T 2B3
sarah.chaput@refips.org